商场物业部文档管理办法

　　商场物业部文档管理办法摘要：为维护文档的完整、安全，同时便于有效利用，各商场物业在管理活动过程中形成的物业档案资料实行“统一制度、三级管理

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　　商场物业部文档管理办法

　　1.制定本办法的目的、依据和适用范围

　　1.1为了加强物业部门的文档管理，充分发挥文档的作用，更好地为商场的经营、管理和发展等各项工作服务，依据《中华人民共和国档案法》和国家有关企业档案管理的有关规定，结合物业管理行业特点及本公司实际情况，制订本管理办法。

　　1.2本管理办法的适用范围包括集团各区域物业部、各商场物业管理部门。

　　2.文档的定义

　　2.1文档是指从事经营、管理以及其他各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文件、报表、图纸、帐册、照片、录音、录像、电子光盘以及记载荣誉内容的奖品实物等历史记录。

　　3.文档管理的基本原则和要求

　　3.1为维护文档的完整、安全，同时便于有效利用，各商场物业在管理活动过程中形成的物业档案资料实行“统一制度、三级管理”的原则，即：凡明确列入由区域物业部集中保管目录的文件材料（原件）由区域物业部集中保管；其他文件材料（原件）由各商场物业（保安）部按集团的规定要求自行管理。

　　3.2各商场领导应当加强对文档工作的领导和管理。

　　4.文档管理机构和人员

　　各商场在物业经理的领导下，形成档案工作的管理网络。

　　*集团物业推进中心对各区域物业部、各商场物业（保安）部文档工作进行指导、检查和考核。集团物业推进中心文档配备专职文档管理人员，负责收集、保管和提供利用物业条线各类文档；

　　*各区域、各商场物业部门的文员（或指专人）在部长（经理）领导下负责本区域、商场（物业条线）文档材料的归集和整理立卷，并按规定向集团物业推进中心送交相关文档。

　　*各区域物业部、各商场物业（保安）部均须根据文档保管的要求设置固定文档存放点，并配备文档管理人员和必要的文档存放橱柜，负责本部门文档材料（资料）的归集、整理。

　　*各区域物业部长、各商场物业（保安）经理为文档工作的主要责任人，并将文档工作纳入部门的年度工作计划。

　　5.文档案管理人员的职责

　　5.1.集团物业推进中心文档管理人员的职责：

　　*负责公司级（物业条线）各类文档的接收、整理、保管、统计、利用等；

　　*按规定要求统一管理公司（物业条线）的文档，确保文档的完整和安全。对已接收入室的文档，有计划参与进行整理、重组和销毁工作；对因归档制度不健全或执行不严而遗漏失散在外的重要文件材料，加强收集归档；

　　*指导、督促和检查各部门文件材料的立卷、归档工作，组织对兼职文档管理人员的业务学习与培训；

　　*参与实施对部门文档工作的考评；

　　*负责编制公司（物业条线）文档目录、检索资料，严格执行文档借阅制度，主动、快捷提供利用服务；

　　*办理领导交办的其他有关文档业务的工作。

　　5.2.区域物业部文档管理人员的职责：

　　*按归档类别要求负责所属部门形成文件的积累、整理和立卷工作，对集团物业推进中心需要的文件材料，按规定要求及时送交归档；

　　*负责由部门日常使用保管的文档、资料（主要是物业管理业务文档）的管理。

　　*部门文档管理人员如兼文员工作，则还应当承担如下职责：

　　（1）负责本部门文书处理工作，包括文件材料（含合同、协议、来往文书等）的收发、登记、传阅、催办和留注；

　　（2）负责本部门文书管理工作，包括文件材料的保管、调阅和文件材料的归集、整理、预立卷等。

　　5.3.商场物业（保安）文档管理人员的职责：

　　*按归档类别要求负责所属部门形成文件的积累、整理和立卷工作，对明确由区域物业部文档室集中保管的文件材料，按规定要求及时送交归档；

　　*负责由部门日常使用保管的档案、资料（主要是物业管理业务档案）的管理。

　　*部门文档管理员如兼文员工作，则还应当承担如下职责：

　　（1）负责本部门文书处理工作，包括文件材料（含合同、协议、来往文书等）的收发、登记、传阅、催办和留注；

　　（2）负责本部门文书管理工作，包括文件材料的保管、调阅和文件材料的归集、整理、预立卷等，并按规定及时向文档室移交。

　　6.公司（物业条线）文件材料归档范围

　　*前期工程交接验收范围的材料归档

　　*客商户档案(含二次装修资料)及客户服务范围的材料归档

　　*物业运作管理（含合同、协议、来往文书等）范围的材料归档

　　*其它范围的材料归档

　　7. 档案的管理和移交

　　*向文档室（各部门）移交文档时，应办理交接手续。按规范格式填制〖归档文件材料移交接收清册〗，认真做好清点、登记和签署工作。

　　*文档管理应遵循保密工作有关规定。

　　*文档室必须具备防盗、防火、防有害生物等安全设施。文档室由文档管理人员专人管理。

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