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业主委员会工作记录控制程序摘要:业主委员会秘书应每天将日常工作中产生的记录进行收集、归纳和标识,并按照“记录类型-编号-年份”的规则进行编号,及时登入《记录清单》
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记录控制程序
1 目的
为保证业主委员会的工作符合规定的要求并留有可追溯的证据,特制定本程序。
2 适用范围
本程序适用于业主委员会所有记录的控制,包括财务预决算、工作日志、会议纪要、诉讼资料、收发文记录、投诉及处理记录等,业主大会相关资料也纳入本程序管理。
3 引用文件
YJ-002(09)《北京市朝阳区Z花园小区业主大会议事规则》
《北京市朝阳区Z花园小区业主委员会文件控制程序》
4 职责
4.1 业主委员会负责制定《记录控制程序》并监督实施;
4.2 业主委员会秘书负责建立并保存相关运行记录及记录清单。
5 工作程序
5.1 业主委员会秘书应每天将日常工作中产生的记录进行收集、归纳和标识,并按照“记录类型-编号-年份”的规则进行编号,及时登入《记录清单》;
5.2 业主委员会记录分为财务记录、会议纪要、工作日志、诉讼资料、投诉及处理记录、其它记录六大类,简写分别为:
财务记录:CW
会议纪要:JY
工作日志:RZ
诉讼资料:SS
投诉及处理记录:TS
其它记录:QT
5.3 记录应贮存在防潮、防腐、防尘的适宜的环境中,并应避免丢失和变质;
5.4 每周五业主委员会秘书负责将本周产生的记录扫描,形成电子媒体记录,并放于业主委员会的共用电子邮箱的相应文件夹中;
5.5 每届业主委员会的运行记录的保存期限参照同届的文件保存期限,由隔届的业主委员会决议通过方可进行销毁。
6 记录
《记录清单》
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