有备而战 事半功倍-物管项目投标前期准备工作初探

　　　——2004年，主城区一个10万㎡的中高档单体综合楼盘进行前期物业管理招标，在市场竞争激烈的今天，该楼盘的市场价值不菲，理应成为物管企业竟相争夺的香饽饽。然而，令开发商和评委意想不到的是，应邀投标的几家物管企业拿出的投标书极其粗糙，其中最典型的标书仅仅不到两页。而在现场答辩时，大多数答辩人对项目的基本情况一知半解，甚至一无所知。如此情形，正是我市部分中小物管企业参与物业管理招投标的现状，不能不令人担忧！

　　重庆物业管理经历了10多年的风风雨雨，已经从最初的“谁开发，谁管理”的初期形态，发展到今天的项目公开招投标的竞争阶段，应该说，这既是业主的福音，也是行业的进步。通过项目的公开招投标，物业管理打破了开发商子公司独霸天下的封闭局面，使业主有了选择物业管理服务的更大空间，从而实现以合理的价格得到更优质服务的可能；另一方面，竞争使一批优秀物管企业的优势得以发挥，迅速地走上了做大做强的道路，实现规模化经营。优胜劣汰，也使物业管理行业以市场这只无形之手净化了行业发展环境，使物业管理逐步趋于更加规范的发展进程。可以说物业管理招投标所引入的竞争机制，让物业管理服务相关的业主、开发商和物管公司三个主体都受益非浅，真正实现了三赢的局面。
但是在我市目前的物业管理招投标中，有不少的物管企业在参与项目投标时,缺乏专门的市场开发人才，从投标的前期准备、标书制作、费用测算、确定报价到现场答辩，往往匆忙上阵，照抄照搬一些标书范本。结果造成物管方案的资源配置与标的物业的管理服务范围、要求、标准、价格严重错位，导致落标。究其原因，除了投标企业参与投标的人员素质不高、配置不当等因素外，一个相当重要因素在于投标企业没有作好项目投标的前期准备工作。

　　物业管理项目的投标是一项复杂的系统工程。要取得一个项目投标的成功，需要从人员配置、前期准备、标书制作、费用测算、标书装订到现场答辩等各个环节的密切配合，缺一不可。在这些环节中，投标的前期准备工作又是投标成功的前提条件。因此，一个物管企业一旦准备参与项目投标，一般来讲，应该重点作好以下几方面的前期工作。

一.项目调研,全面深入地了解项目的基本情况。
　　一个物业项目管理的委托范围，涉及建筑本体、设备设施、环境配套等诸多因素，通常招标方对物业管理均不太熟悉，往往在招标书中为投标企业提供的项目资料不够详尽，不能满足方案设计、费用测算、标书制作的需要。投标企业除了仔细研究全面掌握招标方提供的项目资料以外，还应从以下几个方面深入了解项目的基本情况：

　　1.项目的地理位置、平面布置、占地面积、周界长度、出入口数量、各部分建筑的面积及使用功能、各楼层的面积等，以便采取相应的安全防范措施。

　　2.项目各部分公共设施、公共区域的面积、功能及使用要求，以便制订适宜的保洁服务方案。

　　3.绿地面积、绿化品种及乔木、灌木、草坪的数量与面积，以便确定合适的养护方案。

　　4.主要设备设施（如电梯、消防、监控、空调通风、照明、网络、喷泉水景、生化池等）的品牌、型号及其它技术参数，以便制订适宜的运行养护与维修方案。
根据《招投标法》和《重庆市前期物业管理招投标管理暂行办法》的规定，项目资料应由招标方提供，但在实际操作中，往往由于招标方准备不充分或其他因素的影响，大多数招标不能提供详细的项目资料。投标企业必须投入足够的人力物力对项目进行实地考察，从项目的总体布局、出入口的位置到主要设备设施的考察，不仅要与招标方沟通，有时往往还需要通过与施工单位接触，尽可能地掌握现场第一手资料。必要时还需自行绘制草图和逐项记录。在此基础上，形成一套完整的项目基础数据书面资料，为下一步的方案制作、人员编制、设备配置，直到费用测算打下坚实的基础。

二.解读招标文件
　　招标文件是投标的基本依据，也是投标人制作标书的出发点。因此，作为一个投标企业，一定要认真研究招标书的每一个条款，做到：

　　1.务必弄清招标项目的服务内容、范围、定位、标准、报价及其要求，任何的疏忽和遗漏都将可能导致落标，甚至直接成为废标。

　　2.仔细研究招标项目的各项服务标准与要求，以便确定与之相适应的服务方案，避免服务标准过高报价偏高，或服务标准偏低达不到招标方的要求。

　　3.特别注意招标项目使用了哪些特殊的装备，有何特别的服务要求，以便根据其技术难度和服务深度配置相应的人员与技术措施，并核算其服务成本，以免漏计成本造成报价失误。

　　4.十分注意招标书关于报价的要求，是单价还是合价？是年度报价还是月度报价？是包干制报价还是佣金制报价？是含税价还是不含税价等等；同时还要注意是无底价或是有底价招标，以便采取相应的报价策略。

　　5.对招标文件中不清楚的问题，要一个一个列出书面清单，请招标方予以说明与澄清，重大问题应要求招标方给予书面答复，直到弄清楚为止。

三.业主构成与开发商信誉调查
　　一个物业项目的管理成功，不仅需要物业公司的努力，在很大程度上更需要业主和开发商的配合和支持。否则，再完善的硬件设施，再好的服务愿望，也只能是剃头挑子一头热。
　　1.作为投标企业，首先要对项目物业的业主构成作一个基本的了解与分析，它包括业主的从业类型、文化层次、经济收入水平、购房价格及与周边房价的比较。其中对明显低于周边房价的物业要深入了解其原因，慎重应标；对拆迁还建的物业，一般由于历史遗留问题多，业主收入水平较低，住房面积偏小，往往收费困难，管理难度大，更要慎之又慎。

　　2.开发商实力、信誉与支付能力往往极大地影响房屋交付的质量及“三包”服务水平。一般来说，信誉好、有支付能力的开发商，通常由于管理规范、支付兑现快，房屋的质量较有保障，施工单位的“三包”服务也能及时到位。而一些实力较弱、信誉较差的开发商，由于资金紧张，工程材料及施工质量都得不到保障，往往交房入住以后大量的质量问题暴露出来，“三包”服务也因为开发商欠款而难以到位，更容易激化矛盾，成为业主不缴物管费的口实，物管公司也因此成为开发商的替罪羔羊。同时，这样的开发商还常常拖欠甚至拒缴空置房屋的物管费，使物业管理难以正常进行，对于这样的物业，笔者的意见是,除非另有约定与保障，否则宁缺勿滥。

四.市场调查
　　在市场经济环境下，投标企业要参与竞争，就必须了解当地市场情况。一般来说应做好以下几个方面的调查：

　　1.项目所在地的地质资料、气象资料、水文资料、自然灾害以及可能影响业主正常生活与工作的因素，以便对自然灾害和突发事件的发生可能性作出评估。

　　2.当地的法律、法规、区域文化、风俗习惯。

　　3.道路交通、供水、供电、供气、供暖、照明设施及周边的商业文体、医疗服务设施。

　　4.当地的市场物价水平，包括主要的生活用品的价格和房屋租金。

　　5.当地的消费水平与收入水平，尤其是不同类型物业的收费水平和物业管理从业人员的收入水平。

深入的市场调查将为投标企业的价格测算提供充分的基础数据。

五.了解竞争对手
 　“知己知彼，方能百战不殆”。既然是竞争，就必然有竞争对手。在市场竞争越来越趋于白热化的今天，投标企业不但要练好内功，还要研究对手，了解对手，方能在竞争中脱颖而出。因此，在投标的前期工作中，投标企业还应从以下几个方面了解并研究竞争对手的情况：

　　1.通过相关渠道了解可能参与竞标的潜在竞争对手名称、属地及与当地合作公司名称。

　　2.通过物管协会或其他途径了解竞争对手的资质、规模、服务特色、优势项目及本地项目。

　　3.多渠道了解竞争对手的代表性楼盘的管理规模、人员编制、工资标准、服务效率、收费水平等。

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