智能大厦物业管理-办公自动化系统物业管理及实例分析

　　办公室环境软件主要有：

　　(1)办公室系统配置、作业、安全、保密管理软件；

　　(２)文件管理软件；

　　(３)邮件管理软件；

　　(４)数据库管理软件；

　　(５)专家决策系统。

　　办公室应用软件包括各种办公事务处理的应用程序和实用程序，如文字、表格、图像等 处理软件、统计分析软件、预测及日程计划、资料检索软件等，另外还有大量具体办公业务使用的软件已得到广泛应用，并有软件产品，如各种专家系统软件、会计业务软件、印刷排 版软件、ＣAD软件等等。

　　５.办公室自动化系统设备。

　　在ＯＡ系统中，通常使用的信息有五种形式：

　　(1)声音　其中有电话、语言输入／输出、声音文件；

　　(２)数据　其中有数据文件、报表和记录；

　　(３)报表图形　指照片、传真图像和统计图表；

　　(4)影像　电视监督和会议；

　　(５)文字主要　指文件、卷宗等。

　　办公室自动化就是处理上述信息的自动化工具。一个完善的办公室自动化系统应当具有 文字处理功能、资料管理功能、行政管理功能、图形处理功能、声音处理功能、决策支持功能和网络通信功能等主要功能。随着办公室自动化功能的不断完善，对设备的要求也愈来愈 高了。初期办公室自动化主要是单项设备的应用，如传统的电话、各种打字机、复印机、传真机、收录机、文字缩微装置等。近年由于电子数据处理技术的发展，智能化的数据终端、 文字图形处理终端、个人计算机、多用户工作站等类设备相继出现，同时又发展了局域网络，可以把上述各类设备联结到一起，数据处理和通信技术形成了一体化技术体系，为实现综 合办公室自动化这种更高阶段的OＡ系统创造了条件。

当前办公室自动化使用的机器大体分为事务处理类、数据处理类和通信传输类等，各类所包括的机器及其用途见表7-7-7。

　　(四)办公室自动化系统的软件。

　　计算机的软件，是给计算机配备的一系列程序的总称。它是计算机应用技术的具体体现 。硬件必须与软件结合才能执行处理任务。软件依附于硬件，硬件靠软件发挥作用。对软件的要求，应当是功能齐全，使计算机操作方便，能充分发挥硬件的效用。

　　OＡ系统的软件结构：

　　OＡ系统是设备、技术、功能均具综合性特点的系统，这就决定了ＯＡ软件的综合性和复杂性。为了保证OＡ系统中各部分软件能协调工作，有效地组成一个系统，软件中的设计 必须强调其系统性，并采用软件工程，自顶而下进行。即：首先确定系统的功能和彼此间接口，再设计子系统和局部功能。

　　OＡ软件的接口标准主要有：

　　(１)人机接口标准　主要指最终用户命令语言标准：

　　(２)办公室各层次软件间接口标准　指各层软件间信息流通和控制的标准；

　　(３)基本软件与硬件层间接口标准　主要指指令系统及其指令格式等。

　　国外的OＡ系统软件结构是层次式的。机器与人之间共有三层软件：基本软件层、办公室环境软件层和应用软件层。各层软件都支持办公室网络环境。

　　１.基本软件：

　　ＯＡ系统基本软件与通常概念下基本软件相同，这层软件主要包括：操作系统(单机及网络环境下)和各种语言处理程序。

　　就操作系统提供给用户的工作环境而言，操作系统可分为三类，即多道成批，分时系统 和实时系统。

　　成批处理采用了多道程序技术以后，使成批处理的效率得到提高，称为多道成批系统。 采用分批处理方式可以节省时间，提高效率。美中不足之处就是一旦用户作业进入计算机后，他就不能过问该作业了。对于那些可能还有错误的作业，用户必须亲自在机器上对它们进 行调试，针对这种需要，人们引入了分时系统。

　　在分时系统里，主机和若干个控制台或终端设备相连，许多用户可以同时坐在自己的控 制台或终端之前，自由地进行操作。系统把主机的时间轮流地分配给各个用户，而每次运行时间都极其短暂。

　　实时系统用于快速过程进行实时控制和处理，其主要特征是迅速及时所以，实时系统对 时间的要求比分时系统高，一旦向实时系统提出服务请求时，系统就应当立即处理。另外，实时系统的可靠性和安全性要求很高，因而常常是根据其特殊的要求，做成专用的系统，配 有专用的设备。

　　在OA系统中主要使用高级语言，这种语言几乎可以不依赖机器或少依赖机器，而更接近于人们习惯用的语言。常配备的高级语言有：ＢＡSIＣ语言、ＰAＳＣAＬ语言、ＣOＢＯLE 语言和ＦＯRTRAＮ语言，其中以ＢＡSIＣ语言最常用。这些高级语言编写的源程序，要利用编译程序来进行翻译，把它转变成对应的机器语言的目标程序。当然用高级语言来编制程序 最为方便，而且可以使用在不同的机器中。

　　２.办公室环境软件：

　　办公室环境软件(或称为办公室基本软件)，指为办公室提供基本支持环境软件，主要有：

　　(1)办公室管理软件　管理办公室系统的配置、作业、安全、保密等；

　　(２)办公室文件管理　管理办公室环境下个人用文件及共用文件；

　　(３)办公室邮件管理　个人工作站之间资料和信息的传递管理，又可分为“电子邮件管理”和“声音邮件管理”两部分；

　　(４)办公室数据库管理　系统办公室共享信息的管理。办公室环境数据管理系统应具有在系统网络上运行的可能，并要有良好的人机界面工作环境。

　　３.办公室应用软件：

　　应用软件是办公室系统中最大的软件层，包括各种办公事务处理的应用程序和实用程序 。这一层软件又可分为具有一定通用软件及完全专用的应用软件。

　　(１)通用的应用软件　较为通用的应用软件大多是一些办公人员的工具型软件，用这些软件可以处理各种不定型的办公业务。主要有：

　　——文字处理软件

　　——声音处理软件

　　——表格处理软件

　　——图像处理软件

　　——图形处理软件

　　——文字、数据、图表的集成软件

　　——统计分析元件

　　——预测元件

　　——情报资料检索软件

　　——日程计划软件

　　——词典检索服务软件

　　(２)专用软件　专用软件为具体办公业务和其他业务使用的软件，数量较多，使用广泛，一般由用户研制，但近年也有软件产品出售，如：

　　各种专家系统软件：

　　——会议室管理软件

　　——印刷排版系统软件

　　——电话记账软件

　　——办公用品管理软件

　　——出退勤管理软件

　　——现金出纳软件

　　——会计业务软件

　　——图书馆软件

　　——备忘录软件

　　行业管理专用软件：

　　——旅馆管理系统

　　——医院管理系统

　　——商店管理系统

　　——车辆调度系统

　　——工厂管理信息系统

　　二、办公自动化系统规划
　　办公自动化系统规划目标：使用者舒适；节约能量；环境保护的可持续性；再组织的灵 活性；工程适应性。

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