物业管理的招标与投标-物业管理投标程序

投标物业可根据招标物业性质及所要求服务的内容，制定和规划管理服务内容及工作量。这里，以最常见的住宅公寓为例，制定管理服务内容及工作量如下(见表3-2-1)。

　　(四)制定资金计划

　　资金计划应当在确定了管理服务内容及工作量的基础上制定。制定资金计划目的主要有二：一是复核投标可行性研究结果；二是做好议标阶段向开发商或业主作承包答辩的准备。资金计划应以资金流量为根据进行测算，一般说来，资金流入应当大于流出，这样的资金计划安排对评标委员会才具有说服力。通常物业管理公司经营中主要的现金流入和流出项目为：

　　(1)标书规定的预付款、保证金等。

　　(2)接管期间费用支出。

　　(3)接管期间收入。

　　(4)其他资金来源。

接上例,编制资金计划如下(表3-2-2)。

　　(五)标价试算

　　以上工作完成后，投标者便可进行标价试算。试算前，投标者应确保做到以下几点：

　　(1)明确领会了招标文件中的各项服务要求、经济条件；

　　(2)计算或复核过服务工作量；

　　(3)掌握了物业现场基础信息；

　　(4)掌握了标价计算所需的各种单价、费率、费用；

　　(5)拥有分析所需的、适合当地条件的经验数据。

　　通常，在确定了工作量之后，即可用服务单价乘以工作量，得出管理服务费用。但对于单价的确定，不可套用统一收费标准(国家规定了管理服务单价的除外)，因为不同物业情况不同，必须具体问题具体分析。同时，确定单价时还必须根据竞争对手的状况，从战略战术上予以研究分析。

　　(六)标价评估与调整

　　对于上述试算结果，投标者必须经过进一步评估才能最后确定标价，这主要是因为：

　　(1)试算所用基础数据可能部分是预测性的，部分为经验性的，不够精确可靠，估价人员应当对预测和经验数据的适用基础进行审查，必要时予以调整。

　　(2)风险等不可预见费用是主观设定的，应在计算结束后予以复核，综合各渠道所得信息分析做出报价决策。

　　(3)可能由于估价人员比较保守，致使估价偏高，对此可参考几个估价人员的估价结果，取平均值确定最终报价。

　　现行标价的评估内容大致包括两方面：一是价格类比；二是竞争形势分析。分析之后便可进行标价调整。

　　通过这一步骤，投标公司便可以确定出最终标价。

　　(七)办理投标保函

　　由于投标者一旦中标就必须履行受标的义务，为防止投标单位违约给招标单位带来经济上的损失，在投递物业管理投标书时，招标单位通常要求投标单位出具一定金额和期限的保证文件，以确保在投标单位中标后不能履约时，招标单位可通过出具保函的银行，用保证金额的全部或部分为投标单位赔偿经济损失。投标保函通常由投标单位开户银行或其主管部门出具。

　　投标保函所承担的主要担保责任有：

　　(1)投标人在投标有效期内不得撤回标书及投标保函。

　　(2)投标人被通知中标后必须按通知书规定的时间前往物业所在地签约。

　　(3)在签约后的一定时间内，投标人必须提供履约保函或履约保证金。

　　如果投标人违反上述任何一条规定，招标人就有权没收投标保函，并向银行索赔其担保金额。若投标人没有中标或没有任何违约行为，招标人就应在通知投标无效或未中标或投标单位履约之后，及时将投标保函退还给投标人，并相应解除银行的担保责任。

　　通常办理投标保函应经过以下程序：

　　(1)向银行提交标书中的有关资料，包括投标人须知，保函条款、格式及法律条款等。

　　(2)填写《要求开具保函申请书》及其他申请所要求填写的表格，按银行提供的格式一式三份。

　　(3)提交详细材料，说明物业管理服务量及预定合同期限。

　　投标保函的主要内容包括：担保人、被担保人、受益人、担保事由、担保金额、担保货币、担保责任、索偿条件等。保函的有效期限通常在投标人须知中有规定，超过保函规定的有效期限，或在有效期内招标人因故宣布本次招标作废，投标保函自动失效。有效期满后，投标人应将投标保函退还银行注销。

　　除办理投标保函外，投标方还可以保证金的形式提供违约担保。此时，投标方保证金将作为投标文件的组成部分之一。

　　投标方应将保证金于投标截止之日前交至招标机构指定处。投标保证金可以银行支票或现金形式提交，保证金额依据招标文件的规定确定。未按规定提交投标保证金的投标，将被视为无效投标。

　　中标的投标方的保证金，在中标方签订合同并履约后5日内予以退还；未中标的投标方的保证金，在定标后5日内予以退还，均不用支付利息。

　　(八)封送标书、保函

　　投标文件全部编制好以后，投标人就可派专人或通过邮寄将标书投送给招标人。

　　封送标书的一般惯例是，投标人应将所有投标文件按照招标文件的要求，准备正本和副本(通常正本1份，副本2份)。标书的正本及每一份副本应分别包装，而且都必须用内外两层封套分别包装与密封，密封后打上“正本”或“副本”的印记(一旦正本和副本有差异，以正本为准)，两层封套上均应按投标邀请书的规定写明投递地址及收件人，并注明投标文件的编号、物业名称、“在某日某时(指开标日期)之前不要启封”等。内层封套是用于原封退还投标文件的，因此应写明投标人的地址和名称，若是外层信封上未按上述规定密封及做标记，则招标方的工作人员等对于把投标文件放错地方或过早启封概不负责。由于上述原因被过早启封的标书，招标人将予拒绝并退还投标人。

　　所有投标文件都必须按招标人在投标邀请书中规定的投标截止时间之前送至招标人。投标文件从投标截止之时起，有效期为30天。招标人将拒绝在投标截止时间后收到的投标文件。

　　三、定标后的工作
　　(一)中标后的合同签订与履行

　　经过评标与定标之后，招标方将及时发函通知中标公司。中标公司则可自接到通知之时做好准备，进入合同的签订阶段。

　　通常，物业委托管理合同的签订需经过签订前谈判、签订谅解备忘录、发送中标函、签订合同协议书几个步骤。由于在合同签订前双方还将就具体问题进行谈判，中标公司应在准备期间对自己的优劣势、技术资源条件以及业主状况进行充分分析，并尽量熟悉合同条款，以便在谈判过程中把握主动，避免在合同签订过程中利益受损。同时，物业管理公司还应着手组建物业管理专案小组，制订工作规划，以便合同签订后及时进驻物业。

　　物业委托管理合同自签订之日起生效，业主与物业管理公司均应依照合同规定行使权利、履行义务。

　　(二)未中标的总结

　　竞标失利不仅意味着前期工作白白浪费，而且还将对公司声誉产生不利影响，因此，未中标公司应在收到通知后及时对本次失利的原因做出分析，避免重蹈覆辙。分析可从以下几方面考虑：

　　(1)准备工作不充分。投标公司在前期收集的资料是否不够充分，致使公司对招标物业的主要情况或竞争者了解不够，因而采取了某些不当的策略，导致失利。

　　(2)估价不准。投标公司还可分析报价与中标标价之间的差异，并找出存在差异的根源，是工作量测算得不准，还是服务单价确定得偏高，或是计算方法不对。

　　(3)报价策略失误。这里包含的原因很多，投标公司应具体情况具体分析。

　　对于以上分析得出的结果，投标公司应整理并归档，以备下次投标借鉴参考。

　　(三)资料整理与归档

　　无论投标公司是否中标，在竞标结束后都应将投标过程中的一些重要文件进行分类归档保存，以备查核。这样一来可为中标公司在合同履行中解决争议提供原始依据，二来也可为竞标失利的公司分析失败原因提供资料。通常这些文档资料主要包括：①招标文件；②招标文件附件及图纸；③对招标文件进行澄清和修改的会议记录和书面文件；④投标文件及标书；⑤同招标方的来往信件；⑥其他重要文件资料。

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