物业档案管理-概念解说

　　4.档案的完整性。物业管理专门档案是以一个物业单位为对象组织案卷的，该物业不管发生何种变化，所产生的文件材料都须添加进去，因此，每一份档案案卷都是一个有机的整体，全面反映了一个物业单位的变迁过程，体现出一种完整性。

　　5.和人们的日常生活息息相关。物业管理活动是围绕人们的日常生活而开展的，没有哪一种档案会像物业档案这样与人们的日常生活有着如此密切的联系。许多档案如机关文书档案、审计档案、诉讼档案等在归档以后通常就较少被利用，因为人们的日常生活很少会涉及到这些档案，而物业档案则会随着物业的装修、租赁、再装修、再租赁等活动的需要而不断地被调阅。

　　6.公开性和隐密性并存。物业档案和某些档案如产权档案、人事档案相比，具有一定的公开性，因为物业档案记录着有关物业及对物业进行管理的情况，这部分档案内容对与本物业有关的所有人员来说都是公开的，像物业的维修档案，有关绿化、环卫、保安的档案等。但物业档案又具有一定的隐密性，因为它也包含着大量的隐私内容和一定的公司机密，这部分档案内容是不便于公开的，如住户的个人资料、物业中各个单元的产权资料、公司的重大决策等。

　　(二)物业档案的属性和价值

　　通常所说的档案价值是指档案的利用价值，即档案对社会实践活动的作用。构成价值的客观基础是客体的属性，所谓档案的价值也就是档案的属性与人们的社会需要的统一。

　　与广义的档案一样，物业档案的属性包括本质属性和一般属性。

　　档案的本质属性即原始记录性，是构成档案特殊价值——凭证价值的基础。从档案的形成来看，它是在一项工作的进行过程中即时形成或从当时使用的文件转化而来的，不是事后另行编制的，因此它客观地记录了事物发生发展的历史，是有说服力的历史证据。例如大厦的安全监控录像，在有必要查证出入情况时，它是最能令人信服的证据。这是因为它记录的是当时的出入人物，而非其他时候人为组织拍摄的录像片。另一方面，在档案本身的物体形态上保留着真切的历史标记，例如监控录像上有某人进出大厦的影像，这是既不能篡改又不能抹杀的，具有法律效力。所以说原始记录性决定了档案的凭证价值。

　　档案的一般属性是指文化属性、知识属性和信息属性。档案的这些属性是构成其一般价值——参考价值的基础，而人们获取这些知识、情报的需求使档案的参考价值得以体现。在物业档案中，住户档案包含了各家庭的人口结构、出入规律、爱好习惯、生活需求等信息，在需要决定物业管理的经营服务方向时，这些信息就是可靠的参考基础。当然，发挥物业档案参考价值的前提是档案必须真实可靠，这一点就取决于日常的收集积累是否认真了。

　　(三)物业档案的作用

　　正确评价物业档案的作用，可以深化人们对它的认识，有利于物业档案工作的发展。

　　物业档案最重要的内容是物业管理专门档案，它包括两个部分：一部分是物业本身的档案，包括开发建设成果的记录和物业公司接管后对物业进行维修养护和更新改造情况记录；另一部分是物业业主和住用人的档案，包括业主、住户的姓名、家庭成员情况、工作单位、联络电话或地址、租金、管理费缴交情况等。物业档案的作用主要体现在这两部分档案上。

　　1.物业本身的档案是物业管理中维修养护、更新改造所必不可少的重要依据。日新月异的科学技术发展和人们对居住需求的不断提高，使现代建筑工程进入地下和埋入建筑体内部的管线、设施越来越多，越来越复杂。这些工程一旦发生故障，物业本身的档案就是宝贵的财富。它可以使物业的维修、养护工作事半功倍，省时省力并减少对住户的影响。因此，开发建设单位应该将开发建设的物业档案材料在移交物业管理时同时移交给物业管理单位；更换物业管理单位时，原物业管理单位也应该将物业开发建设的档案材料和在物业管理中维修养护、更新改造的物业档案材料向新的物业管理单位移交。

　　2.物业业主和住用人档案是物业管理公司开展管理服务的前提和基础。通过这部分档案，物业管理公司可以全面了解物业业主和住用人的情况和需求，从而为物业业主和住用人提供各种有针对性的服务和开展适当的经营活动。例如，当从档案中了解到住用人大部分是工作繁忙的高收入阶层时，可以提供清洁家居、代洗衣服、汽车清洗养护等服务；若住用人主要是普通工薪阶层时，可考虑提供电器维修服务，适当兴建几个自行车保管站等；而如果住用人中老人较多，则可开设“老人活动室”等场所。这样，可以减少服务的盲目性，提高管理工作的效率，增加经营活动的收入。因此，物业公司在业主购房时或住用人租房时就应该掌握物业业主和住用人的第一手资料，在住用人入住后应迅速将物业使用人的档案材料补充完善，并且在物业管理工作过程中不断进行积累。当更换物业管理公司时，原物业管理公司应该将物业业主和住用人的资料完整地向新的物业管理公司提供。

　　3.物业档案具有一定的凭证作用。物业档案是物业管理活动中形成的真实原始记录，因此它和其他档案一样，也具有凭证作用。比如安全监控录像档案，它真实地记录着某时某刻有何人进出过某幢大楼，当有必要查询当时该幢大楼的出入情况时，安全监控录像档案就是最有力的凭证。

　　4.物业档案是开展物业管理研究的基本统计素材。随着物业管理的不断发展和完善，对物业管理的研究工作也正在逐步开展。由于物业档案系统而翔实地记录着物业管理活动近年来方方面面的情况和数据，其准确性和真实性远远超过通过社会问卷调查得来的结果，因此，物业档案就成为物业管理研究素材的基本来源。例如，通过全面查阅分析某一住宅小区的租赁档案，可以了解该小区近年来的租赁情况，包括租金走势、价位、租赁人群的特征及对租赁房屋朝向、楼层、面积大小的喜好等，从而总结出进一步拓展该小区租赁市场的经验和对策。

　　当然，物业档案中普通档案的作用也是不可低估的，它是物业管理公司日常工作开展的忠实记录，其凭证和查考作用是公司正常运作的基本保证。

上一页  [1] [2] [3] [4] 

本文关键字：档案管理  物业  物管公司指南，物业管理 - 物管公司指南