物业档案管理-概念解说

　　例如，某住户在收楼后准备先装修房屋，然后才居住。由于装修方案包括改动原房屋的间隔，所以必须先了解原房屋哪些墙是承重墙，哪些是隔断墙壁；装修方案还包括改动原来的电线布置，所以还要了解原房屋的电路布线位置。这些需要了解的信息都记载在房屋的各种图纸中，属于物业档案的一部分。如果物业档案管理得不好，甚至没有整理，那么要了解必要的信息就需要到其他有可能保存这些资料的地方去找，甚至会需要重新测量，这就造成了不必要的浪费。

　　再比如，一个小区建成入住后，有住户发现防盗门的对讲机有故障，由物业管理公司维修后恢复正常。如果有档案记载这种带对讲机的防盗门的生产厂家和施工安装部门，就很容易找到责任者，并且可以分析原因，对可能有同样故障的其他防盗门进行检查，防患于未然；如果物业档案中没有相关记载，就只能坏一个修一个，可能导致重复劳动。

　　物业产权和住户档案更是进行物业管理不可稍离的参考和依据。从安全保障的角度来讲，物业管理人员必须知道每幢房屋的业主和住户的基本资料，以便在有意外情况时可以联络；从经营服务的角度来讲，住户的数量、职业、生活习惯等信息是物业管理公司决定经营服务方向和策略的基本依据。

　　物业管理行为自产生至今只有百余年，我国引进这一模式仅仅十几年，在这样短的时间里，物业管理人员已经意识到物业档案的管理有规范化的必要，这就充分说明了档案在物业管理工作中的重要性。正是由于充分认识到这一点，人们才日益重视物业档案的科学管理。

　　三、物业档案管理现代化
　　(一)物业档案管理现代化的含义和内容

　　管理现代化就是把管理工作信息化和最优化。随着现代科学技术的发展，无论是物业管理还是档案管理，都在向着现代化的管理目标迈进，物业档案的现代化管理也成为必然趋势。

　　档案管理现代化的内涵包括两方面：一是指现代科学技术和方法的应用；二是要达到优化、取得最佳效益。对物业档案管理来说也是如此。

　　当前，档案管理现代化的主要内容如中国档案学会1990年10月召开的《中国档案管理现代化学术讨论会》所概括的：“一是在档案管理中使用现代技术和设备，二是运用科学方法对档案实施规范化、制度化、程序化的管理。”这一概括并不专指某些门类档案，无论具体到哪个行业——包括物业管理行业，档案管理现代化的内容都可以理解为现代化技术手段和现代管理科学方法的结合。现代化技术手段的运用包括：档案信息处理现代化——以计算机技术为核心的现代信息处理技术；新型载体档案的管理；档案保护设施、技术现代化。现代管理科学方法的运用就是推行标准化，运用目标管理、全面质量管理、系统工程、定量化管理等先进方法，配合现代技术手段，有效地提高档案管理效率和质量，取得优化效益。

　　档案管理现代化的实质就是档案管理技术的变革。随着科学技术的发展，每个时代都有各自的现代化内容，现代化是永无止境的发展过程和趋势，是相对于各个时代的动态概念。因此，只有时刻关注先进技术的应用，不断学习，调整管理现代化的对策，档案管理工作才能紧跟时代。

　　(二)物业档案管理标准化

　　标准是“衡量事物的准则”(《辞海》)，是“对重复性事物和概念所做的统一规定。它以科学、技术和成熟的综合成果为基础，经有关方面协商一致，由主管机关批准，以特定形式发布，作为共同遵守的准则和依据。”(《标准化基本术语》)

　　《中华人民共和国标准化法》规定，标准化工作的任务是“制订标准、组织实施和对标准的实施进行监督”。

　　标准化是组织现代化生产的重要技术基础，是科学管理的重要组成部分。档案管理标准化是以档案管理、档案科学技术研究等工作领域中重复性的事物和概念为对象，制订、修订各类别、各层次的标准，并将其付诸实施的过程和结果。在对档案管理现代化的认识上，部分观点将推行标准化作为档案管理现代化的内容之一。

　　我国现行的档案管理标准包括基础标准、业务技术标准和相关标准，国家档案局编制的《档案工作标准体系表》大致涵盖了档案管理工作领域内所有的标准。由于物业管理工作在我国仅有十几年历史，物业档案管理更是档案行业和物业管理行业中双重的新课题，所以国内尚未制订出关于物业档案管理的标准。在具体工作中，应尽量参照各相关标准，如《档案著录规则》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《档案号编制规则》、《档案工作基本术语》等作为工作指导。对一些较为成熟的物业管理公司来讲，如果条件具备，完全可以自行制订本公司的物业档案管理标准。

　　(三)现代化对物业档案工作人员的要求

　　档案管理现代化是不断完善深化的过程，这一过程也要求档案人员不断提高自身的素质，包括思想意识、知识结构和操作技能等。

　　树立科技进步和科学管理的观念是提高人员现代化意识的基础。既然现代化是一个永无止境的进程，人员也就必须习惯于不断反省、不断思变，在总结经验、着手当前的同时放眼未来。既然物业档案管理是一个新课题，就意味着可挖掘的巨大潜力和许多有待完善的地方，只有具备了思想意识基础，才可能适应未来的发展。

　　实现物业档案管理现代化，要求工作人员具有较高的知识化和专业化水平。调整知识结构一靠对已从业的人员进行培训教育，二靠补充高素质的人员。但是，即使是暂时属于高素质的人员，如果停止进修，也会很快因知识老化而被淘汰。

　　现代化技术和手段的采用，给物业档案工作者提供了先进的工作手段，这就要求各岗位的工作人员都要对所使用的先进设备有所了解，不仅能够操作使用，还要学会维修，甚至改进。

　　四、物业档案的分类
　　(一)档案的分类

　　档案的分类即档案种类的划分，也就是根据一定的标准，按照档案的异同点对档案进行分门别类。档案的分类可因时期、场合、对象、范围的不同而不同，但综合多年来我国档案界出现过的诸多档案分类，我们将档案的分类概括为两种类型：一是档案实体分类；二是档案信息(内容)分类。

　　1.档案实体分类

　　档案实体分类，就是以档案实体即档案原件为分类对象，按照档案的形成特点和历史联系，把档案逐级分为多种类别。档案实体分类包括三个层次：

　　(1)国家档案整体的分类

　　这是对国家全部档案进行的最高层次的分类，是按照档案的若干重要属性(历史时期属性、形成机关的级别属性、地区属性、专业部门属性、档案制成材料属性等)，从几个主要方面将国家档案总的分成若干基本的部类。这种分类是全国各级各类档案馆的设置以及国家档案在档案馆中合理分布的依据。例如，我国按照档案的历史时期属性建立有中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、中央档案馆；按照档案形成机关的级别属性建立有中央级和地方级的档案馆；按照档案的专业部门属性建立有专业部门档案馆；按照档案制成材料的特殊性质建立有照片档案馆、电影资料馆等。

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