物业档案管理-概念解说

　　(2)档案馆馆藏档案的分类

　　这是对一个档案馆全部档案的分类，一般以全宗作为分类的基本单位。根据每个档案馆馆藏全宗情况不同，可按全宗所属的历史时期、部门系统或其他系统进行分类。这种分类对档案馆档案的分库管理和档案排架的合理化起指导和组织作用。例如，我国各地方综合性档案馆，首先按历史时期划分为中华人民共和国建国前档案和建国后档案；建国后档案又按部门系统划分为工交系统全宗群、农林水利系统全宗群、财贸系统全宗群等。

　　(3)全宗内档案的分类

　　这是对一个全宗的全部文件的分类，一般是按组织机构、年代、职能、专题、文件名称、作者、地区等特征进行分类。例如，一个机关的全部档案可以按组织机构分为办公室、组织部、宣传部、财务等若干类；一个企业的全部档案可以按照职能分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、财务会计类等。

　　我们通常所说的档案分类，主要是指档案实体的分类。

　　2.档案信息(内容)分类

　　档案信息(内容)分类，也称为档案检索分类，就是以档案所记述的内容为对象，依据内容所反映的社会实践活动的性质，按照逻辑方法进行统一分类。这种分类不受档案所属全宗的限制，主要用于编制分类目录、开展档案信息的机械化和自动化检索，一般不适用于档案实体的分类。为了建立统一的档案检索系统，我国于1987年出版了《中国档案分类法》，并附有《档案分类标引规则》、《〈中国档案分类法〉类目细分规则》，作为全国通用的档案分类标准。

　　档案实体分类和档案信息(内容)分类，是功能和体系不同的两种分类法。在具体运用这两种不同分类法时，一方面必须明确不同的分类对象，一方面要使这两种分类相互配合，以使档案的日常管理和档案信息资源的开发途径，能更加多样、科学、方便。

　　在档案管理实践中，出于方便实际管理工作的需要，可以将一个全宗的档案按内容性质分为普通档案和专门档案两大类，并把普通档案分为文书档案、科技档案和声像档案三个小类。文书档案是指该单位在制定或执行方针、政策、法规、计划、指导或汇报工作、总结经验、进行交往等社会管理活动中形成的，主要以文字为记录形式的档案，包括日常管理工作档案、党群工作档案、已故人员档案、荣誉档案等；科技档案是指记述基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的档案，包括设备档案、基建档案、科研档案等；声像档案是指以化学合成材料——胶片、磁带等为载体，以声音和影像为记录方式的档案。而专门档案则是专指本单位相对说来较具专门性的业务工作活动形成的，别的单位没有的档案，如物业管理公司的物业管理专门档案。由于这种划分方法具有一定的合理性和适用性，因此一直被广泛采用。

　　(二)物业档案的分类

　　物业档案是物业管理公司在从事物业管理活动时直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。随着物业管理的不断发展和完善，物业档案的种类也不断增加，但总的来看，物业档案基本上可分为两大部分：一部分是物业公司日常运作形成的普通档案，包括党群工作档案、行政管理和经营管理档案、基建档案、设备档案、会计档案、人员档案、科研档案、声像档案、荣誉档案等；另一部分是基层物业管理处日常运作形成的物业管理专门档案，包括物业清册、物业维修档案、物业租赁档案、业主及住户档案、物业管理服务档案等。

　　1.党群工作档案。是物业管理公司开展党委、工会、团委工作时形成的各类文件材料。

　　2.行政管理和经营管理档案。这是物业管理公司在日常公务活动、内部管理工作及开展经营活动中形成的档案。

　　3.基建档案。是指在各种建筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用维修活动中形成的科技档案。对物业管理公司来说，主要是指在接管验收开发建设单位移交的新建物业或接管验收已经投入使用的原有物业时所收到的文件、图纸材料，以及在以后的物业管理活动中对物业进行较大规模的改建、扩建、维修、养护时所形成的文件、图纸材料。

　　4.设备档案。是指作为物业管理公司固定资产的机器设备、仪器仪表等的档案。包括有关车辆、通信设备、复印机、计算机等的说明书、安装维修记录等的文件、图纸材料。

　　5.会计档案。是指物业管理公司在经济管理和各项会计核算活动中直接形成的作为历史记录保存起来的文件材料。包括会计凭证、会计账簿、会计报表等。

　　6.人员档案。是指物业管理公司在人事管理活动中形成的，记述和反映本公司员工各方面情况的档案。

　　7.科教档案。主要是指物业管理公司对员工进行岗位培训等继续教育所形成的档案。

　　8.物业管理专门档案。是指在开展具体的物业管理活动中形成的，反映物业状况、业主和住户变迁以及物业管理部门的管理、服务、经营活动情况，具有查考利用价值的各种形式的文件材料。

　　(1)物业清册：全面反映所有物业单元的自然状况及权属状况的文件材料。

　　(2)物业维修档案：物业中各单元在进行维修时所产生的一系列文件材料。对于整栋大楼或公共设施的维修养护所形成的文件材料属于基建档案。

　　(3)物业租赁档案：物业管理部门在开展租赁业务时所形成的原始的文件材料。

　　(4)业主及住户档案：反映物业中各单元的业主及住户的具体情况的文件材料。

　　(5)物业管理服务档案：物业管理部门在开展绿化、环卫、保安、车辆管理等管理工作及为住户提供委托服务、开展经营活动时所产生的文件材料。

　　五、物业档案的特点和作用
　　(一)物业档案的特点

　　物业档案与其他类型档案相区别的主要部分就是物业管理专门档案，因此，物业档案的特点主要也就是物业管理专门档案的特点。

　　物业管理专门档案和其他档案相比较，有一些突出的特点。比如，档案的形成领域较为局限、组成档案的文件材料较为稳定及档案的动态性、完整性等。认识和研究这些特点，对掌握物业管理专门档案的运动规律，开展物业档案工作，实现物业档案的科学管理和开发物业档案信息，具有重要的指导意义。

　　1.形成领域较为局限。物业管理工作，它涉及的方面很具体：管理的对象是物业，服务的对象是物业的业主或住用人。因此，在物业管理活动中形成的物业管理专门档案的文件材料，也必定只能形成于与物业有着密切联系的领域。

　　2.档案的动态性较强。有关物业的情况通常不会是一成不变的。物业可能需要进行维修、养护，业主可能因物业的买卖、交换、继承等权属变更而变更，住用人更有可能因租赁关系的改变而频繁变动，因此，相对应的物业及人的文件材料也要不断地添加到档案中去，从而形成物业管理专门档案的一个显著特点——动态性较强。

　　3.组成档案的文件材料较为稳定。物业管理工作虽然繁琐但并不复杂，每一项物业管理活动在走上正轨后就按照一定的程序重复进行，因此所形成的档案的文件材料也比较稳定，且常常具有统一的规格样式。物业管理专门档案文件材料的稳定性使得物业档案开展标准化管理和计算机管理具备了最基本的条件。

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