物业档案管理-档案的收集

　　4.归档手续

　　建立和履行归档手续，有利于明确责任和义务，保证归档案卷的质量。

　　(1)编制归档材料案卷目录或移交清册，一式两份或三份，移交时按目录或移交清册清点，交接双方签字，各留一份(档案室可留两份)，以便查考。

　　(2)归档材料中若遇有关问题需要说明时，可附说明材料交待清楚。

　　四、物业档案的更改
　　物业档案的更改是指按照一定的原则、制度与要求，用特定的方法改变物业档案某些内容的一项工作。

　　物业档案的更改是物业档案管理机构档案管理工作的一项重要内容。为了维护物业档案的准确性，保证物业档案同它所反映的物业管理活动的现实情况相一致，必须根据现实情况的变化，及时对有关的物业档案进行相应的修改和补充。这项工作也称为物业档案的动态管理工作。如某住户在填写入住表格时将自己身份证号码写错了，事后发现，提出更改身份证号码的要求，档案室根据有关规定实施了更改，保证了档案的准确性。

　　物业档案的更改是一项严肃的工作，必须严格遵守更改制度的有关规定，严格按照更改程序和更改方法进行。

　　(一)更改权

　　文件材料归档后转化为档案不能随便进行更改。如需更改，应指定专人负责。

　　(二)更改程序

　　1.提出更改理由。如发现档案记录的数据与现实情况不相符或有新的数据需要补充，应由当事人提出书面理由。

　　2.有关负责人审查。当事人提出更改理由后，有关负责人应进行核实。

　　3.作出更改决定，并写明更改内容。

　　4.填写更改表，交由档案室实施更改。更改必须同时更改档案实体和已从档案实体中提取出来的档案信息，更改完成后，应进行检查并将更改表附在所更改的案卷内。

　　(三)更改方法

　　1.划改。即对要更改的内容用45°的斜线轻轻一划，然后在旁边写上正确内容。如：

　　2.刮改。即将要更改的内容用刀片轻轻刮掉，然后填上正确内容。

　　3.更换。即用正确的文件替换有错误的文件。这种情况要在卷内备考表上说明。

　　更改之后，要盖上业务校对章，更改人签名，注明更改日期。

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