物业档案管理-档案的收集

　　(3)在不能避免复写纸复写的情况下，要保留书写版本；有些传真文件则要进行复印后一起保存，或要求传真者事后提交原件。

　　二、物业管理文件材料的积累
　　对于物业管理档案收集能否齐全完整来讲，物业管理文件材料的积累与物业管理文件材料的形成同等重要。物业管理过程中形成的文件材料如果不注意积累，造成丢失、散失、损坏或只留下复印件，归档时便出现档案的残缺，不能到达维护档案完整、齐全的目的。

　　文件材料的积累工作不是一天两天能完成并达到效果的，必须长年累月地进行。从文件材料形成的那一刻开始，物业管理人员就应意识到进行文件材料积累工作的重要性。只有从形成时就开始积累的文件材料才能齐全、准确，因为有些材料在事后积累会比较困难，并且不一定准确、真实。

　　(一)文件材料积累的方法

　　文件材料的积累工作一般由物业管理人员自行完成，并进行登记。积累的方法有以下几种：

　　1.落实责任

　　每个科室(部门)设一名专(兼)职资料员，负责本科室(部门)有关文件材料的积累工作。

　　2.收集齐全，分类存放

　　分类可参照物业公司分类方案进行，为立卷工作做好准备，减少重复劳动。

　　3.简要登记

　　工作人员登记自己经办的材料，资料员登记资料的收集、借出情况。

　　(二)文件材料积累要求

　　物业管理文件材料在积累时应注意以下几点：

　　1.文件材料的积累范围要符合物业档案的归档范围。也就是说，每做一项工作都要记录和形成一定的文件材料，并对照物业档案归档范围把有保存价值的部分积累起来，待任务结束后再进行整理、归档。切忌在工作中把有关无关的材料都随意堆放在一起。

　　2.在积累过程中，尽可能保留文件正文和原件。在无法保存原件的情况下，应注明复印件出处。

　　3.积累的文件一定要进行登记，供有关人员使用时，要有借用手续，并严格执行有关规章制度。

　　三、物业管理文件材料的归档
　　(一)归档的含义及其重要性

　　物业管理文件的归档是指物业管理机构及个人在物业管理过程中形成、积累的有保存价值的文件材料，由业务部门整理立卷，定期交本单位档案室或档案机构集中管理的过程。狭义的物业档案收集工作指的就是物业档案的归档工作。由于归档既是文件处理的最后一个环节，又是档案工作开始的一个环节，是文件处理和档案工作交接点和结合部，因而归档无论对文件管理还是对档案工作，都有积极重要的意义。

　　1.归档使文件材料基本属性发生变化，进入一个新的发展阶段

　　文件材料在形成和使用过程中，是现行的文件材料，具有文件材料的各种基本属性，而通过归档，它们就从现行的文件材料转化为档案，发生了基本属性的变化。就是说，文件和档案是同一事物的两个不同发展阶段，通过归档，使文件材料完成了自己的现实使命，并从此具有档案的使命和属性。

　　2.归档是贯彻“统一领导，分级管理”原则，丰富档案信息资源的重要措施

　　“统一领导，分级管理”是我国档案工作的基本原则。只有通过归档，才能达到档案工作“统一领导，分级管理”的目的。

　　3.归档是确保档案保管单位质量的重要关口

　　由于文件材料在归档过程中要经过业务部门、业务人员进行积累、整理、立卷并向档案室或档案人员办理归档手续等一系列工作程序，特别是档案部门要利用这一有利时机对归档的文件材料进行全面的检查验收，这就能有效地提高档案材料的质量。实践证明，在归档过程中，有关部门能做好归档文件材料的审查，档案室能严格把关，档案的质量就有保证；反之，档案的质量就会受到影响。

　　(二)归档制度

　　为了做好文件材料的归档工作，物业管理机构必须制订文件材料的归档制度。归档制度是指导文件材料归档的基本依据。归档制度的制订要符合物业管理的实际情况及文件材料的特点；要与物业机构其他有关制度相衔接，并成为整个物业管理制度的有机组成部分。归档制度的内容主要包括：

　　1.归档范围

　　确定归档范围的标准要以文件材料是否具有保存价值为依据。凡是物业管理公司在物业管理各项工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料都应划入归档范围。正在办理或暂不办理的案卷和项目未完成的文件材料，不属归档范围。

　　(1)党群工作、行政管理和经营管理类档案

　　包括党委、组织人事、工会、团委、行政管理、经营管理等。

　　①上级机关或业务主管部门的文件材料：

　　1)上级机关或业务主管部门召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

　　2)上级机关或业务主管部门颁发的属于本公司主管业务并要执行的文件，以及普发的非本公司主管业务但要贯彻执行的法规性文件；

　　3)代上级机关或业务主管部门草拟并采用的文件的最后草稿和印本；

　　4)上级机关或业务主管部门转发本公司的文件(包括报纸和刊物转载)。

　　②本公司的文件材料：

　　1)本公司党、政、工、青、妇召开工作会议的全套会议文件材料；

　　2)本公司党委、行政领导会议的文件材料，本公司召开的工作会议、专题会议材料；

　　3)本公司颁发的(包括转发及与其他公司联合颁发的)各种正式文件的签发稿、印制稿、重要文件的修改稿；

　　4)本公司的请示与上级机关或业务主管部门的批复文件，下级机关的请示与本公司的批复文件；

　　5)本公司及内部职能部门、管理处活动形成的工作计划、总结、报告；

　　6)反映本公司业务活动和科学技术管理的文件材料；

　　7)本公司检查下级单位(小区、大厦、酒店、经营公司)工作、调查研究形成的重要文件材料；

　　8)本公司形成或本公司汇总的统计报表和统计分析资料；

　　9)本公司党委、团委、工会及其他职能部门、管理处在工作活动形成的重要文件材料；

　　10)内容重要的群众来信、来访材料及处理分析材料；

　　11)本公司领导公务活动形成的重要信件、电报、电话记录等文件材料；

　　12)本公司各部门、管理处成立、合并、撤销、更名、启用印信以及组织简则、人员编制等文件材料；

　　13)本公司制定的工作条例、章程、制定等文件材料；

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