记录控制程序

　　1.0 目的

　　通过对记录的控制,达到记录的规范化管理,保证公司质量管理体系的有效运行,并为实现可追溯性提供依据。

　　2.0 范围

　　2.1 本程序规定了质量管理体系运行记录的管理内容和方法,确保记录的标识、收集、归档、贮存、保护、查阅和处置符合规定的要求。

　　2.2 本程序适用于质量管理体系运行及活动中形成的记录的控制。

　　3.0 职责

　　3.1 全面质量管理办公室是本程序的归口管理部门,负责监督、检查记录的管理情况。

　　3.2 全面质量管理办公室负责对归档的记录进行整理、标识、检索、贮存、保护和处置,并提供查阅,负责对各部门的记录管理提供指导。

　　3.3 全面质量管理办公室负责记录的整理和保存。

　　3.4 各部门对应归档的记录,及时送档案室归档,对本部门贮存的记录做好标识、收集、贮存、保护、查阅和处置的工作。

　　4.0 工作内容

　　4.1 质量记录的编号

　　质量记录采用统一编号,用QR(即英文Quantity Record的简称)表示,编号方式为:

　　QR-X.X.X-XX-XX

　　序号

　　相应的程序文件

　　质量记录的英文缩写

　　4.2 质量记录格式的编制

　　4.2.1 空白记录表格属"文件",应按《文件控制程序》进行管理。

　　4.2.2 原始表格由各使用部门自行编制,表格要简单实用,可操作性强。表格编制完后经部门主管审核,由全面(来自:www.fangxiucai.com)质量管理办公室进行统一整理、审批,最后确定适宜于公司运行的一整套表格。由各部门主管认可后,全面质量管理办公室负责存档并发放给各部门使用。

　　4.2.3 全面质量管理办公室保留一套空白现行版本的记录表格,作为复印的母本。

　　4.3 记录的填写

　　4.3.1 记录要用碳素笔或钢笔填写,主要要求:

　　4.3.1.1 及时;

　　4.3.1.2 内容真实、完整、准确;

　　4.3.1.3 字迹清楚、格式规范;

　　4.3.1.4 标识明确;

　　4.3.1.5 用词规范。

　　4.3.2 记录表中应确定计量单位:

　　4.3.2.1当整个记录表格使用同一计量单位时,应在表的边框线外,右上角处标明单位;

　　4.3.2.2 计量单位应使用法定计量单位。

　　4.3.3 记录的可追溯性要求:

　　4.3.3.1 填写人或确认人签名时应签署全名及时间(或日期);

　　4.3.3.2 确保记录名称的完整准确;

　　4.3.3.3 必要时加上编号等。

　　4.3.4 编制或使用记录的部门应对记录标识的唯一性负责,防止不易区分记录的产生和使用。计算机管理信息系统(即MIS系统) 中产生的记录也应符合本条款要求。

　　4.3.5记录一旦确认,不得更改,当出现笔误时,应用“-”划断,在旁边写上正确的数据或文字,关键数据及文字的更改应有本人签章及更改日期。

　　4.4 记录的归档

　　4.4.1 全面质量管理办公室负责所有文件资料和记录的标识、收集、编目归档、查阅、检索、保管和处理,各部门应明确记录的贮存、保护责任人。

　　4.4.2 各部门保管的记录应便于检索,需借阅或复印

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