浅谈房地产行业采购工作的常见问题及对策

    浅谈房地产行业采购工作的常见问题及对策

    广联达 马明

    近年来房地产行业蓬勃发展，开发商如雨后春笋般不断涌现。因经营管理水平参差不齐、产品同质化严重，导致企业之间的竞争日益激烈，整体利润水平有逐年下降趋势。很多房地产开发企业开始专注于自身竞争力的提升，认识到采购管理对企业的战略意义和重要作用，不再将采购管理简单定位于物资采购和供应、施工生产需要上，而是将其提升为成本控制中心，乃至企业价值创造（图1）的高度。

    （图1）

    对于房地产行业而言，从项目前期的产品规划、项目策划、设计、勘察、材料、设备、施工、监理、营销、物业管理等均需要进行采购，具有“三多”特征，即多标的物、多采购方式和多协作单位(图2）。

    （图2）

    事实上，房地产行业采购工作也同样遵循采购管理的”5R”原则，即合适的供应商（Right Vender）、合适的品质（Right Quality）、合适的时间（Right Time）、合适的价格（Right Price）、合适的数量（Right Quantity）。采购管理的目标就是通过五要素的合理取舍和平衡以达到最优组合，并且能实现从供应型向价值创造型的渐进转变，其难度和复杂度均很大。因此在实际的采购工作中，各种各样的问题频繁出现，采购部门承受巨大的压力，开发商也因要素失衡而付出了沉重代价，主要出现的问题如下：

    采购方式的选择具有一定的随意性

    采购计划性较差，导致采购工作比较被动

    采购工作经常拖延，运作的效率比较低

    采购质量不高，时有采购到假冒伪劣物资的情况

    采购成本居高不下

    优质供应商资源比较缺乏

    遏制采购腐败的努力未见明显成效

    面对这些问题和不利因素，如何与供应商建立稳定、共赢的合作关系，如何有效实现采购质量、进度、价格要素合理组合，如何有效杜绝采购不良行为，我们认为可从以下几方面着手：

    一、制定合理的采购规划和策略

    依据上述房地产行业采购工作特征，开发商几乎不可能完成项目全部材料和设备的采购供应工作。因此为了保证项目的顺利开展，开发商需要结合种类、成本控制难易程度、产品品质重要程度、项目工期、乙方配合情况等因素，确定甲供、甲定乙供、甲指乙供、乙供等模式和范围，将非关键性物资采购工作外包给乙方单位，从而使开发商重点关注于对楼盘质量和效果影响较大的采购项目，发挥供应链的协调效应，实现投入产出最大化。

    同时，对于开发商自行采购的物资，按照Kraljic采购定位模型所述（图3），针对采购支出、供应风险（可获得性、供应商数量、产品可替代性、供应市场情况等）、对项目价值等方面指标进行分类，形成不同特征的采购项目。

    （图3）

    由于不同纬度的四种采购项目的属性不同，我们根据这些属性特征，需要制定不同的采购策略：

    二、 重视源头、规范采购计划管理

    采购计划是采购工作的首要环节，具有承上启下的作用。有效的采购计划不仅能够及时满足项目开发需要，而且更重要的是使企业的资金、人力、时间等资源得到合理占用。目前，很多的采购部门往往抱怨计划提交不及时、不准确，导致采购工作很被动，陷入项目工期需要和采购成本目标之间的两难困境。因此采购部门需要扭转不利因素，化被动为主动，建议从以下几方面作手：

    1、主动加强上游需求部门的信息沟通

    采购人员除加强自身对项目开发过程中采购物资品种和采购规律的熟悉之外，更重要的是及时、主动与项目需求部门及早了解将要采购的物资品种、采购数量、关键技术要求、进场时间等内容，提早做好供应商资源、采购方案等准备工作。

    2、制定和落实招标工作时限要求

    招标工作在实际采购过程中周期相对较长，占用资源较多。为避免过程中相互扯皮和推诿，进而影响开发项目进度和质量，企业很有必要依据项目总体开发计划，采用倒计时原则制定招标工作时限要求，明确各招标关键节点的最迟完成时间和责任部门，并严格加以落实和考核。

    3、引入预警机制

    一般对于招标项目而言，制定的季度或月度采购计划比较贴近项目开发需要，直接影响到项目的进度和质量，其重要性不言而喻。对于制定的计划，在实际执行过程中，当出现偏差时，需要及时进行预警提示，并且根据偏差值大小，呈现不同的风险预警级别，以引起高度重视，及时消除计划延误所带来的风险和问题。

    三、快速提高采购运作效率

    物资招标项目一般周期都在1个月左右，甚至更长。这其中，大部分时间是耗费在工作审批、各部门之间的沟通协调以及与供应商持续沟通等方面。尤其是对于企业的内耗，急需引起开发商的重视和改进。

    1、优化审批设置、提高审批效率

    一方面，企业要结合项目特征、物资属性、采购方式、风险管控等要素综合考虑，优化采购过程中的审批环节，取消不必要的审批环节，改进审批方式，减少审批节点。例如，对于招标采购项目，重点加强招标申请、资审结果、招标文件、定标结果和合同文件等审批；对于询价采购项目，重点关注供方名单和询价结果的审批。另一方面，借助电子审批系统和视频会议系统等先进手段，及时进行提醒，实现移动式审批，改变过去被动等待签字审批的尴尬局面，进而快速提高审批效率。

    2、加强部门间协同工作效率

    由于本位主义的存在，在实际采购过程中，部门之间协同工作效率并不太高，相互推诿和扯皮现象屡见不鲜，造成严重的内耗。因此，作为采购工作的组织单位，企业需要授权采购部门，让其承担起领导者的角色，主动推进采购过程中的工作沟通和协调，并切实承担起采购管理的重任。

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