房地产公司档案管理制度（四）

    房地产公司档案管理制度（四）摘要：档案管理员和借阅利用档案的人员要树立高度的政治责任心，加强保密意识，双方共同做好保密工作

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    房地产公司档案管理制度（四）

    （一）主要内容及适用范围

    规定公司办公室各类档案资料的形成与归档、分类、鉴定与保管、借阅、保密、统计、销毁等管理内容。客户档案管理执行《客户档案管理制度》。

    （二）档案的管理机构

    1、文书结案后，原稿由公司办公室所辖档案室归档。

    2、各经办部门或个人视实际需要，经有关领导批准后可留存影本。

    3、档案室主要职责：

    ■制定或参与制定档案工作的规章制度；

    ■对企业其他部门文件材料的归档工作，进行指导和监督；

    ■做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作；

    ■做好永久性档案向有关档案机构的移交工作；

    ■提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

    4、档案的种类

    ■法规性文件。包括上级颁发、需企业执行的，或由企业发行的各种标准、规章制度等。

    ■企业的重大决议。包括由企业股东大会、董事会、监事会、总经理办公会及其相关行政会议等形成的文件和会议材料、会议记录等。

    ■计划性文件。包括企业总体计划或规划、开发计划、项目质量计划、营销计划、财务计划等。

    ■总结性文件。包括企业年度和月度工作总结、下属部门的年度和月度工作总结、单项性工作总结、调查报告等。

    ■批示性文件。包括企业各类计划指标、技术指标、营销指标等。以及企业各类命令、工作指示等。

    ■凭证性文书材料。包括企业各部门上报的、在日常活动中形成的原始记录和凭证，如财产状况、房屋销售、合同书、协议书等的原始记录和文本。

    ■证件性文书资料。包括法人营业执照、土地许可证、开发资质证、施工许可证、规划许可证、预售许可证、企业和产品获得各类荣誉牌匾和证书、达标证书和证明等。

    ■汇报性文书资料。包括企业上报各级主管部门的文件资料和相关统计表，以及公司领导在外部公共场合发言、汇报或发布的各类文书资料。

    ■声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中，以及在外学习、考察时或外部门提供的，以声像形式记录下来的各种资料，如照片资料、录音资料、录像资料、影片资料等。

    ■技术性资料。包括各类工程图纸、竣工资料等。

    5、档案管理的基本程序

    包括档案的收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用，这九道工序是档案工作的整体，它们之间相对独立，但又相互制约。

    6、档案的收集。

    就是把分散的，以及散失到其他部门的各类档案资料，按有关规定，有计划地分别集中到档案室。其收集的主要方式是归档，即把公司活动中产生的有保存价值的各种材料，由办公室及企业下属部门和个人定期协同档案室进行整理、立卷、归档。

    ■立卷归档的范围：凡属本标准第3条所函盖的文件资料，均应立卷归档。

    ■立卷归档的时间

    ■凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应在三日内递交办公室立卷归楼。

    ■对于某些专门文件，或驻地分散在外的个别业务部门的文件，为方便日常工作，立卷归档时间可根据实际情况适当延长。

    7、立卷归档的要求

    ■各部门兼职档案员在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交档案室立卷归档。

    ■移交档案要填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。

    ■归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起

    ■立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。

    ■填写案卷一律用碳素黑水钢笔或毛笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。

    ■立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映企业生产活动状况和面貌。

    ■立卷应以

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