XX工程有限公司档案管理办法

    XX工程有限公司档案管理办法摘要：为了规范和严肃公司档案管理，根据国家档案法有关规定结合公司的具体情况，制定本规章制度

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    XX工程有限公司档案管理办法

    第一章 总则

    第一条 为了规范和严肃公司档案管理，根据国家档案法有关规定结合公司的具体情况，制定本规章制度。

    第二条 档案工作的宗旨：收集齐全、及时归档、完好保存，方便利用。

    第三条 档案管理的基本原则及要求：

    一、归档原则

    1．集中保管：公司各档案材料由办公室集中保管。

    2．主动上交和积极催收相结合：各部门主动上交和办公室主动催收相结合。

    3．详细登记：各部门将原文或其他各种介质的预归材料整理完好，4．标5．着清楚，6．以便分类归档。

    二、交接原则

    员工离职或请假超过15个工作日，当事人必须主动将经办的档案材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。档案材料有损坏或缺失的，根据档案材料的重要性，每损坏或缺失一份，在考核结果中对相关责任人进行责任处理；

    档案材料交接单是员工办理离职或请假时必须具备的文件，没有合法的档案材料交接单，公司不予办理相关手续。（档案交接单见附表六）

    第四条 档案管理的组织机构及责任划分

    档案管理实行集中管理。

    办公室集中统一管理，各部门负责部门档案工作，维护档案的完整与安全。

    一、办公室

    办公室全面负责公司档案的收集、归档和借阅。其主要职责包括：

    收集、整理、立卷和归档公司的档案材料。

    档案材料的保管和销毁；

    档案材料的借阅、催还；

    指导部门档案管理人员的工作；

    领导交办的其他档案管理工作。

    二、部门档案管理人员

    各部门应指定专人负责本部门的档案管理工作。

    部门档案管理人员在办公室的业务指导下，负责本部门档案材料的具体管理工作。其主要职责见附件一、部门档案管理人员职责。

    第五条 档案管理分类

    对档案的管理，按照载体分为纸质档案、声像档案。

    第二章 纸质档案管理

    第六条 纸质档案的内容

    纸质档案指一切以纸质形式存在的档案资料，对应于声像档案资料。

    第七条 档案的收集

    档案的收集按照以下两种情况执行：

    1、需要经办公室流转的文件资料收集，正式文件一经产生，在流出办公室之前，先交办公室归档（具体见“发文管理办法”和“收文管理办法”）。

    2、公司各部门在工作中形成后，不需要行文，不经办公室流转文件、档案（如工程图纸、技术资料等）的收集，采到以下办法收集：

    事先登记

    A.部门在每年制定工作计划时均要同B.时注明各项任务要产生的档案目录清单，C.并不D.得出现明显漏报，E.在制定完工作计划3天内必须报送办公室，F.办公室秘书根据部门上报的情况，G.结合以往工程或工作情况和历史经验，H.编制当年各部门应该上交的档案材料目录并确定上交时间，I.下发各部门执行；

    J.公司各项目部在项目竣工验收结束后2个月之内上交档案材料；

    K.对于公司部门会议文件，L.各部门在召开会议前须到办公室申请会议室借用登记，M.办公室按照登记向相关部门催收会议文件。办公室秘书根据会议登记表向各部门催收文件；

    事后查收

    办公室秘书根据各部门上报的档案目录清单和既定时间，及时向相关部门催收档案；

    各部门须严格按规定主动、及时向办公室上交档案材料；

    对不按要求及时提交资料或提交资料不齐全的，除要求限时补齐外，根据资料重要性，在考核结果中对相关部门经理进行责任处理；

    对于办公室秘书催收不力或工作疏忽造成文件漏收的，在考核结果中对办公室秘书进行责任处理。

    第八条 档案的立卷、整理和归档，具体见附件二，“档案资料立卷归档规则”。

    第三章 声像档案管理

    第九条 声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)、光盘和文字说明两部分组成。

    第十条 声像档案资料的收集

    一、收集范围

    反映公司主要职能活动，业务、工程等工作成果和存在问题的声像资料；

    各级领导人参加的与公司有关的重大活动的声像资料；

    公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料；

    其它单位形成的与公司有关的重要声像资料；

    其它具有保存价值的声像资料。

    二、收集方法及要求

    事先确认

    制作、使用录音带、录像带、摄像带、影片、照片(合底片)的部门和人员，在借用声像器材时，经办人认真填写《声像器材借用申请表》，详细说明本次制作所要形成的声像档案所制作的内容，数量和质量要求，完成时间。（见附表八、声像器材借用申请表）

    严格审核

    经办人经部门经理审核后，交办公室主任审批后，办公室即转交《声像器材借用申请表》至办公室秘书，办公室秘书登记后借出器材；

    积极催收、严格检查、验收

    对到期未及时交还器材并同时上交所制作的声像档案的，办公室秘书积极催收。

    办公室原则上只接收原版、原件。

    经办人按规定上交的归还器材时，必须同时上交制作的声像档案资料及其它载体形态的档案，凡涉及公司重大事件的，相关部门和人员应向办公室报送目录和必要的文字说明。

    办公室秘书严格按规定检查经办人员上交的声像资料，声像资料要齐全，文字说明内容要真实；底片、原件与影像、复制品要相符。

    如果因特殊原因未能按规定提交声像资料，除非经部门经理、办公室主任审核，总经理审批，否则视为私用公司财物，其形成费用不予报销，在考核结果中对相关责任人进行处理。

    第十一条 声像档案的整理和保管（见附件三、声像档案整理、保管规则）

    第四章 档案查借阅管理制度

    第十二条 公司员工可以根据公司确定的查阅权限，查阅有关文件。

    第十三条 由办公室秘书按相应的查阅权限原则上执行，如需越权查阅，需上一级主管领导批准。

    序号

    职位

    查阅权限

    （A级

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